Privatlivspolitik

Senest opdateret 22. juni 2023

1. Generelt

Det er af høj prioritet for IT-Universitetet i København (”ITU”, ”vi”, ”vores”, ”os”) at beskytte dine personoplysninger.

Denne politik (”Privatlivspolitikken”) forklarer overordnet, hvilke personoplysninger vi indsamler om dig som ansøger, studerende, leverandør, samarbejdspartner eller deltager til konference og lign. arrangementer ved ITU, hvornår og hvorfor vi indsamler oplysningerne, hvordan vi benytter dem, forudsætningerne for vores videregivelse til andre, samt hvordan vi opbevarer dem sikkert.

2. Hvem er vi

ITU er et dansk universitet, der underviser og forsker i informationsteknologi. ITU er registreret i Danmark med CVR-nummer 29057753.

Vi kan kontaktes på tlf. +45 7218 5000, via e-mail på itu@itu.dk eller på adressen Rued Langgaards Vej 7, 2300 København S.

Afhængigt af forholdet mellem dig og os kan det i nogle tilfælde være nødvendigt for os at behandle personoplysninger om dig.

Du kan læse mere om vores behandling af dine oplysninger i de følgende afsnit.

3. Informationer vi indsamler direkte fra dig

Ansøgere og studerende

For ansøgere til kandidat, master, enkeltfag og gæstefag foregår indsamling af personoplysninger direkte fra dig.
Vi indsamler ligeledes personoplysninger direkte fra optagne studerende.
Der er typisk tale om navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, CPR-nummer, uddannelse, sprogtests, erhvervserfaring samt billede til Id-kort.

Leverandører, samarbejdspartnere mv.

Ved indgåelse af samarbejdsaftaler mv. indsamler vi en række personoplysninger, herunder eksempelvis navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse til kontaktpersoner.

Deltagere til konferencer, workshops, åbne arrangementer o.l.

Vi indsamler alene de oplysninger, du selv giver ifm. tilmeldinger til konferencer, workshop, åbne arrangementer o.l.

Markedsføring

Vi anvender din e-mail til at sende dig markedsføring, hvis du har tilmeldt dig vores nyhedsbrev.

Forespørgsler

Når du sender os en forespørgsel, anvender vi de informationer, du har oplyst, til at svare dig.

ITU-valg

Vi behandler personoplysninger fra indskrevne studerende, typisk navn, fødselsdato, navn på studieretning, for at kunne validere din ret til at stille op til valget, og for at validere den, der nominerer.

4. Informationer vi indsamler fra tredjeparter

Ansøgere og studerende

For ansøgere til bachelor foregår indsamling af personoplysninger gennem den digitale portal Optagelse.dk, som drives af Uddannelses- og Forskningsministeriet.
Der indsamles en række personoplysninger fra ovennævnte portal, herunder navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, CPR-nummer, uddannelse, sprogtests og erhvervserfaring.

5. Formål og behandlingsgrundlag

Vores formål med behandlingen af dine personoplysninger er helt overordnet at levere undervisning og forskning inden for informationsteknologi af højeste kvalitet.

Vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (EU) 2016/679. Det betyder, at alle oplysninger, som vi indsamler eller modtager om dig, behandles efter de behandlingsgrundlag, der findes i forordningen. Afhængigt af forholdet mellem dig og os, og dermed hvilke informationer, vi indsamler, kan behandlingsgrundlaget variere.

Nedenfor fremgår en nærmere præcisering af de forskellige formål og behandlingsgrundlag, som vi benytter for forskellige kategorier af registrerede.

Ansøgere og studerende

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at administrere samtlige forhold vedrørende din ansøgning og potentielt senere studie på ITU.
Som udgangspunkt behandler vi dine oplysninger for at overholde enten en retlig forpligtelse, der påhviler os, eller af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse, eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, der er pålagt os som offentlig myndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(c) og (e).
Vi behandler også følsomme oplysninger om dig, såsom f.eks. helbredsoplysninger, såfremt det er er nødvendigt for at overholde sundheds- og socialretlige forpligtelser/rettigheder eller af hensyn til væsentlige samfundsinteresser baseret på EU-retten eller national ret, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9(2)(g).
Hvor nødvendigt vil vi anmode om dit samtykke til at behandle dine almindelige og/eller følsomme personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(a) og artikel 9(2)(a).

Leverandører, samarbejdspartnere mv.

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at opfylde den aftale, vi har indgået.
Som udgangspunkt behandler vi dine oplysninger på baggrund af en aftale mellem dig og os, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(b), eller fordi det er nødvendigt for, at du senere kan indgå en aftale med os, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(b).

Deltagere i konferencer, workshops, åbne arrangementer o.l.

Vi behandler alene dine personoplysninger på baggrund af samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(a).

Markedsføring

Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er, at sikre kendskabet til ITU i den brede offentlighed samt tiltrække så interessante kandidater, såvel studie- som arbejdsmæssigt, som muligt.

I forbindelse med markedsføring er vores behandlingsgrundlag altid dit specifikke samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(a) og markedsføringslovens § 10, stk. 1. Samtykke gælder ligeledes, når vi behandler dine følsomme oplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9(2)(a).

ITU-valg

Formålet med at behandle dine personoplysninger er at leve op til vores juridiske forpligtelse efter Universitetsloven og afholde valg for de kollegiale organer på ITU, herunder bestyrelsen, den akademiske bestyrelse, Ph.d.-bestyrelsen og fagområdeteamsene, jf. GDPR artikel 6(1)(c).

Lovkrav

Vi er underlagt en række lovkrav, som kan gøre det nødvendigt for os at behandle dine oplysninger for at opfylde loven, f.eks. lov om statens regnskabsvæsen eller god forvaltningsskik, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(c).

Retskrav

Endelig forbeholder vi os til hver en tid at behandle dine oplysninger i det omfang det er nødvendigt for, at vi kan varetage vores interesser i en juridisk tvist, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(e) og artikel 9(2)(f).

6. TV-overvågning

Som en del af sikkerheden på ITU overvåger vi den indvendige bygning samt alle ind- og udgange. Dette sker med hjemmel i TV-overvågningsloven § 2 d, stk. 1, smh. med databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra e.

Optagelse bliver slettet efter 30 dage.

Vi videregiver alene oplysningerne, såfremt der foreligger en klar retlig forpligtelse hertil, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(c). Dette kan f.eks. være tilfældet, såfremt Politiet anmoder om optagelserne ifm. en anmeldelse om tyveri eller overfald.

7. Hjemmeside, herunder cookies

Punktet er gældende for ITU’s hjemmeside (www.itu.dk).

Om cookies

Cookies anvendes af stort set alle websites. I nogle tilfælde er cookies den eneste måde at få et website til at fungere efter hensigten.
En cookie er en fil, som lægges på din computer eller andet it-udstyr. Den gør det muligt at genkende din computer/andet it-udstyr og samle information om, hvilke sider og funktioner, der besøges med din browser. Cookies kan dog ikke se, hvem du er, hvad du hedder, hvor du bor, eller om computeren/andet it-udstyr bruges af en eller flere personer.
Vores hjemmeside anvender cookies. Du får information om, at vi sætter cookies, inden de sættes. Det er vi – og alle andre – forpligtede til. Læs mere på Erhvervsstyrelsen.dk om cookies og det juridiske grundlag i ”Bekendtgørelse om krav til information og samtykke ved lagring af eller adgang til oplysninger i slutbrugeres terminaludstyr” (Cookiebekendtgørelsen).

Cookies til statistik

Cookies til statistik bruges af ITU med henblik på at indsamle data om vores besøgendes trafikmønster på www.itu.dk. Det gør vi for at kunne give dig den bedst mulige brugeroplevelse på websitet. Vi anvender webanalyseværktøjet Matomo, som sikrer, at vi udelukkende gemmer data på en server på ITU. Eksempelvis indsamler ITU data over, hvilke sider brugere starter på, hvilke sider de forlader sitet fra, og hvilke ord de har brugt til at finde ITU i søgemaskiner som for eksempel Google.

Der gemmes ingen personlige data om dig.

Slet eller slå cookies fra i browseren

Ønsker du helt at undgå cookies, skal du slå cookies fra i din browser. Vi henviser til nedenstående website, hvor du kan finde oplysninger om, hvordan du slår cookies fra i din browser: http://minecookies.org/cookiehandtering/. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du slår cookies helt fra, kan du ikke logge på eller bruge andre funktioner, som forudsætter, at hjemmesiden kan huske dine valg.

Se den fulde liste med cookies i brug på www.itu.dk

8. Sikkerhed

Vi opretholder fornødne organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine oplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne i Danmark og EU.

Ved vurderingen af, hvilket sikkerhedsniveau der er passende, tages der navnlig hensyn til de risici, som behandling udgør, navnlig ved hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger, der er transmitteret, opbevaret eller på anden måde behandlet.

9. Opbevaringstid

Vi opbevarer dine data, indtil de ikke længere er nødvendige for os at behandle. I visse situationer kan det være vanskeligt på forhånd at give en nøjagtig tidsramme, men nedenstående afsnit viser vores ramme for behandlingstiden af dine oplysninger.

Ansøgere og studerende

Vi opbevarer dine personoplysninger i overensstemmelse med diverse lovkrav for offentlige myndigheder, herunder Arkivloven, Offentlighedsloven, Forvaltningsloven, Universitetsloven og Eksamensbekendtgørelsen. Vi sletter således oplysninger om indskrevne studerende, når vores behandlingsgrundlag som offentlig myndighed ophører.
Derudover behandler vi navnlig oplysninger om studerende/tidligere studerende i den udstrækning, vi har et særskilt behandlingsgrundlag hertil.
Såfremt det særskilte behandlingsgrundlag er samtykke, opbevarer vi disse personoplysninger, indtil formålet med behandlingen er ophørt, eller indtil du tilbagekalder samtykket.

Leverandører, samarbejdspartnere mv.

Oplysninger tilknyttet transaktioner mellem dig og os slettes som udgangspunkt senest efter den almindelige forældelsesfrist på 5 år efter udløbet af aftalen.

Deltagere til konferencer, workshops, åbne arrangementer o.l.

Vi sletter dine afgivne personoplysninger med det samme, når du anmoder om det.

Markedsføringssamtykke

Slettes hurtigst muligt efter din afmelding.

Henvendelser fra dig

Opbevares som udgangspunkt i indtil 6 måneder efter endt behandling, medmindre journaliseringspligten tilsiger andet.
Såfremt vi har grund til at opbevare dine oplysninger for at opfylde retlige forpligtelser, der påhviler os, herunder f.eks. juridiske tvister, forbeholder vi os at opbevare dine oplysninger i længere tid og minimum indtil sagens afslutning.

ITU-valg

Vi opbevarer dine personoplysninger i vores journaliseringssystem, F2, da der er tale om historiske data. Dine personoplysninger slettes, når de afleveres til Rigsarkivet hvert 5. år.

10. Deling af dine oplysninger

Vi deler dine oplysninger med tredjeparter, når det er nødvendigt. Ved tredjeparter forstås følgende:

Andre offentlige myndigheder, hvor vi har et lovligt behandlingsgrundlag herfor

Vi deler også dine oplysninger med ovenstående eller andre tredjeparter, hvis vi er forpligtet hertil som følge af lovgivningen, eller for at vi kan beskytte vores interesser i en juridisk tvist.

11. Dine rettigheder

Du har ret til at anmode os om indsigt i, berigtigelse eller sletning af personoplysninger, vi behandler om dig. Du kan på samme måde anmode os om at begrænse vores behandling, ligesom du kan gøre indsigelse over denne samt anmode os om at videresende oplysningerne til andre.

Det er imidlertid ikke sikkert, at vi må eller kan følge din anmodning, f.eks. grundet lovkrav. Vi anbefaler derfor, at du indledningsvis retter henvendelse til os, såfremt du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger. På den måde kan vi forhåbentlig finde en løsning i fællesskab angående din forespørgsel.

Alle anmodninger om ovenstående kan fremsættes skriftligt på e-mail til vores databeskyttelsesrådgiver via dpo@itu.dk.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger. Du kan læse mere herom samt finde Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

12. Ændringer

Vi forbeholder os retten til at ændre Privatlivspolitikken. Vi lægger en notits på vores hjemmeside i 30 dage efter ændringen er trådt i kraft ved større ændringer.